5.0 संक्षिप्त परिचय:

सभी अधिकारियों के कार्मिक रिकॉर्ड/फ़ाइलें नियमित आधार पर मानव संसाधन-कार्यकारी अनुभाग द्वारा बनाए रखी और अद्यतन की जा रही हैं। इसी प्रकार, सभी अधिकारियों की प्रदर्शन मूल्यांकन रिपोर्ट और वार्षिक संपत्ति रिटर्न भी व्यक्तिगत फाइलों में एचआर-ई अनुभाग द्वारा बनाए रखा जाता है।

एचआर-ई अनुभाग को न केवल कार्मिक फाइलों को बनाए रखने की आवश्यकता है, बल्कि यह भी सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि दस्तावेजों/प्रमाणपत्रों को समय-समय पर संबंधित फाइलों में परिश्रमपूर्वक दाखिल किया जाए।

5.1 पृष्ठभूमि:

यह सत्यापित करने की दृष्टि से कि क्या सभी अधिकारियों के कार्मिक रिकॉर्ड/फ़ाइलों को मानव संसाधन विभाग द्वारा व्यवस्थित तरीके से बनाए रखा जा रहा है, सतर्कता विभाग द्वारा एक स्पॉट जांच की गई थी।

5.2 कार्यान्वयन:

निम्नलिखित प्रणालीगत सुधार सुझाए गए हैं और लागू किए जा रहे हैं:

सभी अधिकारियों की कार्मिक फाइलें, एसीआर और एपीआर को मानव संसाधन विभाग द्वारा सावधानीपूर्वक बनाए रखा जाता है। हालांकि, प्रौद्योगिकी के आगमन के साथ, भंडारण में आसानी, सूचना तक पहुंच के साथ-साथ किसी भी अप्रत्याशित आपदा के महत्वपूर्ण डेटा के नुकसान की रोकथाम के लिए इन फाइलों को स्कैन, अनुक्रमित और डिजिटलीकृत करने की आवश्यकता है। .

एक ऑनलाइन प्रणाली विकसित की जा सकती है जिसमें इन दस्तावेजों को सभी हितधारकों द्वारा उन्हें दिए गए प्राधिकरण के अनुसार एक्सेस किया जा सकता है।

इसके अलावा, आग से बचाव के पर्याप्त उपायों के बिना एक ही स्थान पर कार्मिक फ़ाइलों का भौतिक भंडारण संपत्ति/डेटा के नुकसान का एक बड़ा जोखिम पैदा करता है (क्योंकि वे स्कैन/डिजिटल नहीं होते हैं)। तदनुसार, फायर अलार्म सिस्टम की अग्निशमन विभाग और उपयोगकर्ता विभाग द्वारा नियमित रूप से निगरानी की जानी चाहिए। खराब होने की स्थिति में, इसकी सूचना अग्निशमन विभाग को दी जानी चाहिए और किसी भी संभावित नुकसान को रोकने के लिए समस्या को सर्वोच्च प्राथमिकता पर तय किया जाना चाहिए। फायर अलार्म सिस्टम को बनाए रखने के लिए कर्मियों की जवाबदेही तय की जानी चाहिए और खराबी, यदि कोई हो, को हल करने के लिए उचित समयसीमा परिभाषित की जानी चाहिए।

5.3 प्रभाव और लाभ:

सतर्कता विभाग द्वारा सुझाए गए उपरोक्त प्रणालीगत सुधारों के कार्यान्वयन से रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली को सुव्यवस्थित किया जा सकेगा और किसी अप्रत्याशित घटना की स्थिति में डेटा हानि को रोका जा सकेगा।

पिछला पृष्ठ