7.0 संक्षिप्त परिचय:

एमडीएल यार्डों और दुकानों में सामग्री प्रबंधन के लिए फोर्कलिफ्टों को किराये पर लेने के लिए सतर्कता विभाग द्वारा सीटीई प्रकार की परीक्षा आयोजित की गई थी।

7.1 पृष्ठभूमि:

एमडीएल यार्ड और स्टोर में सामग्री प्रबंधन के लिए फोर्कलिफ्ट को किराए पर लेने की आवश्यकता एसबी-स्टोर्स, एसबी-रखरखाव विभाग और पूर्वी यार्ड द्वारा उठाई गई थी। आवश्यकतानुसार दो बोलीदाताओं के बीच 60:40 के अनुपात में समानांतर अनुबंध प्रस्तावित किया गया।

तदनुसार, पीओ को 60:40 के अनुपात में रखा गया था। निष्पादन भाग की जांच के दौरान, निम्नलिखित कमियाँ और अनियमितताएँ देखी गईं

(i) उपयोगकर्ता विभागों ने अपनी आवश्यकता बढ़ाने से पहले उचित अध्ययन नहीं किया। जिसके कारण मात्रा में कमी हो गई।

(ii) टीएनसी का समापन समय पर उचित निर्णय के साथ नहीं किया गया।

(iii) कार्य के संकेतित दायरे में संशोधन की गुंजाइश थी।

(iv) बीआरसी के निष्पादन में संबंधित अधिकारियों ने पीओ का पूरी तरह से अध्ययन नहीं किया था।

(v) दिए गए आदेशों को अनुबंध में परिभाषित कार्य के दायरे के अनुसार निष्पादित नहीं किया गया था।

(vi) किराए पर ली गई फोर्कलिफ्ट के दस्तावेजों को संबंधित अधिकारियों द्वारा सत्यापित नहीं किया गया था।

(vii) उपयोगकर्ता विभाग और निर्दिष्ट नोडल विभाग के बीच समन्वय की कमी देखी गई।

(viii) दिया गया खरीद ऑर्डर उपयोगकर्ता विभागों के साथ ठीक से प्रसारित/साझा नहीं किया गया था।

(ix) अनुबंधों को निष्पादित करने के दौरान देखी गई अनियमितताएं यानी पुराने फोर्कलिफ्ट का उपयोग, एसओडब्ल्यू के अनुसार अनुबंध निष्पादित नहीं किया गया, लॉग शीट और सारांश शीट ठीक से तैयार नहीं की गईं।

7.2 कार्यान्वयन:

जांच के आधार पर निम्नलिखित प्रणालीगत सुधारों का सुझाव दिया गया और उन्हें संबंधित कार्यात्मक निदेशक के एक ज्ञापन के माध्यम से लागू किया गया।

(i) टीएनसी सभी बोलीदाताओं को समान अवसर देते हुए कुशलतापूर्वक और तुरंत प्राप्त बोलियों की जांच में तेजी लाएगी।

(ii) बीआरसी के निष्पादन के दौरान, वाणिज्यिक और उपयोगकर्ता विभागों से संबंधित सभी अधिकारी। सेवा प्रविष्टि शीट/एसएपी प्रविष्टियों और चालानों को प्रमाणित करने से पहले पीओ के नियमों और शर्तों को अवश्य पढ़ें/समझें।

(iii) लॉग शीट पर उसी दिन या अगले दिन तक हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। प्रत्येक लॉग शीट पर केवल एक दिन का कार्य दर्शाया जाएगा। विभिन्न तिथियों की संयुक्त लॉग शीट से बचना चाहिए। उपयोगकर्ता विभाग के डीलिंग कार्यकारी को लॉग शीट पर हस्ताक्षर करते समय इसे सुनिश्चित करना चाहिए।

(iv) उपयोगकर्ता विभाग को किराए पर लिए गए फोर्कलिफ्टों/वाहनों के लिए उचित रजिस्टर रखना चाहिए, जिसमें दिनांक, फोर्कलिफ्ट्स/वाहन संख्या, समय पर, आउट-टाइम, ऑपरेटर का विवरण और पीओ/अनुबंध के अनुसार प्रस्तावित फोर्कलिफ्टों का विवरण दर्शाया जाना चाहिए। यदि किसी वाहन को कुछ कारणों से बदला जाता है, तो आपूर्तिकर्ता को इस प्रकार के अनुबंध के निष्पादन के लिए बदले गए फोर्कलिफ्ट के दस्तावेज ओटीएस विभाग, नोडल विभाग और उपयोगकर्ता विभाग को प्रस्तुत करना चाहिए, वाणिज्यिक विभाग, उपयोगकर्ता के बीच उचित समन्वय होना चाहिए। विभाग और सौंपा गया नोडल विभाग।

(v) कार्य का दायरा (एसओडब्ल्यू) बिना किसी अस्पष्ट स्थिति के पूर्ण स्पष्टता वाला होगा। एमओयू/जेवी/कंसोर्टियम बोलियों की स्वीकार्यता से संबंधित खंड, यदि कोई हो, तो एमओयू/जेवी बोलियों के लिए कानूनी रूप से जांचे गए प्रारूप के साथ पूर्ण स्पष्टता होनी चाहिए।

(vi) किराए के फोर्कलिफ्ट पर वैध एमडीएल प्रवेश पास के साथ अनुबंध संख्या, अनुबंध अवधि, निर्माण का वर्ष, मालिक का विवरण आदि जैसे विवरण चिपकाने/संकेत करने की व्यवहार्यता पर विचार किया जाना चाहिए।

(vii) तत्काल आधार पर फोर्कलिफ्ट की अतिरिक्त आवश्यकता के आधार पर अन्य उप-ठेकेदारों द्वारा समान फोर्कलिफ्ट के उपयोग से संबंधित खंड को शामिल करने की व्यवहार्यता की जांच की जाएगी। इंडेंटिंग विभाग को भविष्य के अनुबंधों में समान आवश्यकता के लिए SoW तैयार करने से पहले इस पर विचार-विमर्श करना चाहिए।

7.3 प्रभाव और लाभ:

उपर्युक्त प्रणालीगत सुधार के कार्यान्वयन के साथ, यह सुनिश्चित किया गया है कि पुराने फोर्कलिफ्टों/वाहनों के उपयोग, अन्य उप-ठेकेदारों द्वारा समान फोर्कलिफ्टों/वाहनों के उपयोग जैसी कदाचार की सभी संभावनाओं से बचा जा सके। भविष्य के अनुबंधों में, SoW को बिना किसी अस्पष्ट शर्तों के स्पष्ट किया जा सकता है। इन प्रणालीगत सुधारों को लागू करने पर, पीओ के नियम और शर्तों को अन्य विभागों के साथ उचित समन्वय में अनुबंध निष्पादित करते समय शामिल प्रत्येक कार्यकारी और उप-ठेकेदारों द्वारा पढ़ा/समझा जा सकता है।

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