10.0 संक्षिप्त परिचय:

असाइनमेंट के एक भाग के रूप में, युद्धपोत परियोजनाओं के संबंध में सामग्री प्राप्ति, जीआरएन और रसीद निरीक्षण से संबंधित रिपोर्टों की जांच की जाएगी। दिसंबर'17, जनवरी'18 और फरवरी'18 के महीने के लिए P15A, P15B और P17A को स्पॉट चेक के रूप में किया गया था। तदनुसार, भंडार एवं निरीक्षण विभाग से प्रासंगिक दस्तावेज/विवरण प्राप्त होने पर, सभी 224 जीआरएन की प्रारंभिक जांच अध्याय संख्या 20-वस्तुओं की प्राप्ति के तहत उल्लिखित खरीद मैनुअल दिशानिर्देशों के अनुसार की गई थी। उपरोक्त जांच के आधार पर, यह देखा गया कि सामग्री की प्राप्ति की तारीख से लेकर जीआरएन तैयार करने तक और जीआरएन की तैयारी से लेकर रसीद निरीक्षण करने की तारीख तक देरी हुई थी और इसलिए यादृच्छिक रूप से चयनित जीआरएन के 10% की विस्तृत जांच की गई और रिपोर्ट प्रस्तुत की गई। .

10.1 पृष्ठभूमि:

स्पॉट जांच के दौरान, जीआरएन की तैयारी और रसीद निरीक्षण में देरी के कारणों का आकलन करने के लिए 29 जीआरएन की विस्तृत जांच की गई। देरी के लिए निम्नलिखित सामान्य कारण पाए जाते हैं।

क. जीआरएन का बढ़ाना:

• आपूर्तिकर्ता खेप की डिलीवरी के दौरान आवश्यक दस्तावेज, जैसे तृतीय पक्ष निरीक्षण रिपोर्ट, टीसी, पैकिंग सूची आदि प्रदान करने में विफल रहे।
• जहाज पर सीधी आपूर्ति के मामले में, जीआरएन बढ़ाकर नियमितीकरण का अनुरोध योजना विभाग द्वारा 2/3 दिनों के भीतर स्टोर्स को नहीं भेजा जाता है जैसा कि खरीद नियमावली के खंड 20.2 में बताया गया है।
• यदि 2/3 दिनों के भीतर नियमितीकरण नहीं किया जाता है, तो कार्यात्मक निदेशक से सैद्धांतिक अनुमोदन प्राप्त करने में अत्यधिक देरी भी देखी जाती है।
• खेप की प्राप्ति के दौरान देखी गई विसंगति संबंधित स्टोर द्वारा तुरंत संबंधित वाणिज्यिक विभाग को नहीं बताई जाती है।
• बिना कोई कारण बताए स्टोर्स द्वारा जीआरएन बढ़ाने में भी देरी देखी गई है।
• सिस्टम में पीओ जारी न करना और वस्तुओं की डिलीवरी से पहले वाणिज्यिक विभागों द्वारा पीओ में आवश्यक संशोधन (जीएसटी टैक्स कोड आदि) जारी न करना।
• अनिक चेंबूर यार्ड में प्राप्त वस्तुओं के लिए जीआरएन बढ़ाने में देरी।
• पीओ और चालान/चालान में आइटम का विवरण मेल नहीं खा रहा है।

ख. रसीद निरीक्षण के लिए:

• रसीद निरीक्षण करने के लिए आवश्यक दस्तावेज जैसे टीपीआई प्रमाणपत्र, टीसी आदि वस्तुओं के साथ आपूर्तिकर्ताओं द्वारा प्रदान नहीं किए जाते हैं।
• निरीक्षण विभाग दस्तावेजों की विसंगति के बारे में वाणिज्यिक विभाग को समय पर सूचित करने में विफल रहा।
• तीसरे पक्ष के निरीक्षण के मामले में, आइटम पर सह-संबंधित मुद्रांकन नहीं पाया गया और इसलिए टीपीआई से संपर्क करना आवश्यक है।
• प्रमुख उपकरणों/प्रणालियों के मामले में मूल्य ब्रेक-अप के साथ वितरण योग्य का ब्रेक-अप पीओ में इंगित नहीं किया गया है। आदेश संशोधन में काफी समय लगता है क्योंकि पीओ और जीआरएन को संशोधित करने से पहले डिजाइन द्वारा पीआर को संशोधित किया जाना है और इसलिए रसीद निरीक्षण में देरी होती है।
• एक मामले में यह देखा गया है कि पीओ और टीएसपी में आइटम का विवरण मेल नहीं खा रहा है। जांच करने पर यह पाया गया कि टीएनसी बैठक के बाद अंतिम विवरण टीएसपी में शामिल नहीं किया गया था और इसलिए डिजाइन विभाग से स्पष्टीकरण मांगा जाना था।

10.2 कार्यान्वयन:

निम्नलिखित प्रणालीगत सुधारों का सुझाव दिया गया है:

1. आपूर्तिकर्ता द्वारा वस्तु की डिलीवरी के दौरान प्रस्तुत किए जाने वाले सभी आवश्यक दस्तावेजों को पीओ में स्पष्ट रूप से दर्शाया जाना चाहिए।

2. मुख्य उपकरण/प्रणालियों के मामले में, डिलीवरी योग्य और मूल्य ब्रेक-अप के विवरण को शामिल करते हुए पीओ में संशोधन आपूर्तिकर्ताओं से आवश्यक विवरण प्राप्त करने के बाद इसकी डिलीवरी से काफी पहले तैयार किया जाना चाहिए। पीओ में एक खंड होना चाहिए जिसमें कहा गया हो कि मूल्य विवरण के साथ वितरण योग्य वस्तुओं की सूची ड्राइंग और ओएपी के अनुमोदन पर तुरंत प्रस्तुत की जानी चाहिए।

3. जीएसटी/एचएसएन के मामले में आवश्यक संशोधन, यदि आवश्यक हो तो वस्तु की डिलीवरी से पहले जारी किया जाना चाहिए।

4. डिजाइन विभाग को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि टीएनसी बैठक के दौरान स्वीकार किए गए विचलन (यदि कोई हो) को शामिल करते हुए टीएसपी में संशोधन किया जाए और उसे पीओ के साथ संलग्न किया जाए।

5. जहाज पर सीधी आपूर्ति के मामले में, नियमितीकरण के लिए अपेक्षित दस्तावेज पीएम के क्लॉज नंबर 20.1 के अनुसार स्टोर्स को भेजे जाएंगे।

6. वस्तुओं की आपूर्ति में विसंगतियों की सूचना प्राप्ति पर तुरंत संबंधित वाणिज्यिक विभागों और आपूर्तिकर्ताओं को दी जानी चाहिए।

7. जीआरएन बढ़ाने और रसीद निरीक्षण में विभिन्न मुद्दों के समाधान के लिए ओआईसी (एस एंड आई) द्वारा स्टोर और निरीक्षण अधिकारियों के साथ एक साप्ताहिक समीक्षा बैठक आयोजित की जाएगी।

8. जीएम (एम) द्वारा स्टोर और निरीक्षण विभागों के साथ एक मासिक समीक्षा बैठक आयोजित की जाएगी और एक मासिक रिपोर्ट कार्यात्मक निदेशक को उनकी जानकारी और हस्तक्षेप, यदि कोई हो, के लिए प्रस्तुत की जाएगी।

10.3 प्रभाव और लाभ:

उपरोक्त स्पॉट जांच और विस्तृत जांच के आधार पर, निदेशक (जहाज निर्माण) ने स्टोर में मौजूदा सामग्री हैंडलिंग सिस्टम के अध्ययन के लिए एक समिति का गठन किया है। डी (एस) के साथ-साथ निदेशक (पनडुब्बी और भारी इंजीनियरिंग) ने भी सतर्कता विभाग द्वारा सुझाए गए उपरोक्त प्रणालीगत सुधारों के कार्यान्वयन के लिए एक परिपत्र जारी किया है, जिसके परिणामस्वरूप दुकानों में सामग्री प्रबंधन में आसानी होगी और जीआरएन और रसीद निरीक्षण की तैयारी में देरी को दूर करने में भी मदद मिलेगी। .

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